Site Amélys, services d'aide à domicile

Description des fonctions

Amélys est un organisme à but non lucratif (OBNL) qui a été fondé en 1998. Amélys offre une gamme complète de services tant au niveau de l’assistance à la personne et du répit qu’au niveau de l’entretien ménager et du grand ménage. L’organisme fait également la gestion des services alimentaires en résidences de personnes âgées.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un coordonnateur à la direction pour le département d’aide à la vie domestique (AVD).

Voici un aperçu des défis variés, motivants et valorisants !

Support à la direction

· Effectue la rédaction, la mise en page et l’impression de divers documents
· Compile plusieurs statistiques et créer différents rapports
· Commande les formulaires gouvernementaux au besoin
· Participe à la rédaction de procédures en vue de formation et d’uniformité
· Répond aux questions provenant de la comptabilité
· Tient à jour le journal des rencontres du département
· Effectue les achats spéciaux pour sa division
· Tient à jour le calendrier des opérations
· Remplace à la réception et/ou à la coordination et la gestion des horaires

Service à la clientèle

· Répond aux demandes de renseignements téléphoniques
· Prend les appels des intervenants
· Traite les plaintes des clients AVD s’il y a lieu et fait le suivi par la suite
· Gère les bris de matériel
· Effectue des appels de courtoisie et des audits qualité lorsque requis
· Administre la liste d’attente pour les clients privés et du CLSC

Gestion des dossiers clients

· Assure le suivi des dossiers des nouveaux clients dans le logiciel informatique Maya à partir de la réception de la demande initiale et ce jusqu’au premier service
· Rédige les lettres d’augmentation de tarifs, DPA, mémos et nouveaux formulaires
· Assure le support informatique et administratif pour l’ouverture et la fermeture des dossiers clients
· Comptabilise la provenance des clients dans le logiciel informatique Maya
· Prend en charge les suivis relatifs aux renouvellements des ententes
· Maintien à jour les dossiers des clients
· Relance les dossiers dont les services sont suspendus, reportés ou en attente
· Procède à l’archivage des dossiers fermés depuis plus de 5 ans

Support à la gestion des opérations

· Assure l’optimisation de l’utilisation du logiciel Maya avec l’équipe AVD
· Met en place différentes procédures simples et efficaces quant aux tâches et responsabilités découlant de son poste et ceux des coordonnatrices
· Observe et recueille de l’information sur le rendement des employés et supporte la direction dans le suivi des évaluations à venir
· Maintien à jour les dossiers des employés
· Assure le bon déroulement des opérations en collaboration avec le directeur
· Participe aux évaluations d’appréciation du personnel et aux audits de qualité de sa division
· Supervise l’équipe lorsque le directeur AVD est absent

Profil recherché

· Détenir un diplôme en administration ou toute autre domaine connexe
· Minimum de 3 années d’expérience dans un poste de coordination/administration
· 2-3 années d’expérience en service à la clientèle
· 1-2 années d’expérience en supervision/gestion de personnel
· Expérience de travail en entreprise d’économie sociale et/ou de service (un atout)

Qualifications et aptitudes professionnelles

· Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook)
· Connaissances très avancées du français oral et écrit
· Très bonnes connaissances de l’anglais oral et écrit
· Esprit d’équipe, influence positive et leadership
· Autonomie, débrouillardise et capacité à s’adapter rapidement
· Rigueur et souci du détail
· Bon sens de l’organisation et des priorités
· Professionnalisme et diplomatie
· Habiletés pour gérer plusieurs dossiers simultanément
· Aptitudes marquées pour le service à la clientèle

Conditions de travail

· Horaire flexible du lundi au vendredi – 35h par semaine
· Salaire compétitif
· Avantages sociaux
· 3 semaines de vacances
· Formation continue
· Programme d’aide aux employés (PAE)
· Frais de déplacements remboursés (0.55$/km)
· Équipe de travail dynamique, humaine, stimulante et dévouée
· Formule de travail hybride (télétravail avec fourniture de bureau fournie)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à rh@amelys.ca